De nombreux locataires ayant signé des baux commerciaux pendant la pandémie de COVID-19 et qui doivent aujourd’hui prendre des décisions de renouvellement ou entrent dans la période précédant le renouvellement se trouvent confrontés à des négociations très différentes. Le marché a considérablement évolué. Ce qui semblait autrefois être une bonne affaire ne correspond peut-être plus aux conditions actuelles de renouvellement des baux commerciaux au Canada, d’où l’importance cruciale de se préparer suffisamment à l’avance.
Des baux signés dans un marché incertain
Les baux conclus pendant la pandémie de COVID-19 ont été signés dans un marché incertain. Les loyers étaient souvent réduits, les allocations pour améliorations locatives étaient élevées et les bailleurs proposaient des périodes de loyer gratuit prolongées afin d’assurer l’occupation des espaces.
Les conditions du marché sont aujourd’hui plus stables dans de nombreuses régions, et la marge de manœuvre des propriétaires s’est généralement améliorée. Par conséquent, les locataires devraient éviter de présumer que les conditions antérieures seront reconduites lors d’un renouvellement. Une stratégie de renouvellement de bail commercial doit s’appuyer sur les données actuelles du marché, et non sur les concessions accordées pendant la pandémie.
Les coûts d’exploitation peuvent avoir considérablement évolué
L’un des éléments les plus souvent négligés lors d’un renouvellement est celui des coûts d’exploitation. Depuis la signature du contrat, des dépenses telles que les taxes foncières, les assurances, les charges et l’entretien peuvent avoir augmenté de façon significative.
Avant d’entamer les discussions de renouvellement, les locataires devraient :
- examiner l’ensemble des conciliations des coûts d’exploitation pour la période en cours
- vérifier comment les structures d’année de base ou de recouvrement ont été appliquées
- identifier toute augmentation de coûts dépassant les hypothèses initiales
Ces ajustements peuvent avoir un impact important sur le coût total d’occupation pendant la période de renouvellement.
Vos besoins en espace peuvent ne plus correspondre à votre bail
Les activités commerciales ont évolué depuis la COVID. Les modèles de travail hybrides, les changements au sein du personnel et les stratégies de retour au bureau ont tous eu un impact sur l’utilisation des espaces.
À l’approche d’un renouvellement, on observe fréquemment les incohérences suivantes :
- Un espace surdimensionné en raison d’une réduction des effectifs ou du télétravail hybride
- Des aménagements inefficaces qui ne répondent plus aux besoins opérationnels
- Des contraintes d’espace liées à la croissance de l’entreprise
Le renouvellement constitue une occasion de réaligner la superficie louée à l’utilisation réelle.
Réviser les clauses de flexibilité intégrée avant de vous engager
Les baux signés pendant la pandémie de COVID peuvent inclure des clauses de flexibilité négociées, telles que :
- Droit de résiliation anticipée
- Périodes d’exonération ou de report de loyer
- Options de réduction ou d’expansion de superficie
- Clauses de sous-location avec moins de restrictions et droits cession favorables
- Absence de clause d’exploitation continue
Ces clauses sont souvent négligées, mais peuvent constituer un atout important au moment de décider du renouvellement. Il est essentiel, dans le cadre d’une stratégie de négociation de bail commercial, de bien cerner les clauses de flexibilité déjà en place.
Le rapport de force sur le marché a évolué depuis la pandémie
Les conditions favorables aux locataires observées en 2020–2021 se sont généralement normalisées. Sur de nombreux marchés canadiens, le taux d’inoccupation a diminué et la concurrence entre bailleurs s’est stabilisée.
Avant de prendre une décision de renouvellement, les locataires devraient comprendre :
- Les taux d’inoccupation actuels dans leur sous-marché
- La disponibilité d’espaces comparables à proximité
- Les transactions locatives et les loyers réellement obtenus
Sans connaître ce contexte, les locataires risquent de renouveler leur bail à des loyers supérieurs aux niveaux actuels du marché.
Le renouvellement : une occasion de moderniser votre bail
Un renouvellement de bail n’est pas simplement une prolongation des conditions existantes. Il s’agit d’une occasion de moderniser l’entente afin de mieux refléter les priorités actuelles de l’entreprise.
Parmi les éléments à réévaluer :
- Les dispositions ESG et de durabilité
- Les définitions et exclusions des coûts d’exploitation
- Les droits de renouvellement, d’expansion et de contraction
- La flexibilité à long terme et les options de sortie
Ne supposez pas que les conditions du marché seront offertes automatiquement
En général, les bailleurs ne révisent pas de leur propre initiative les baux pour les adapter aux conditions actuelles du marché. Dans la plupart des cas, les offres de renouvellement sont structurées de manière à préserver les revenus existants, et non pas nécessairement pour s’aligner sur les moyennes du marché.
C’est pourquoi l’analyse comparative est essentielle. Une analyse de votre bail axée sur les intérêts du locataire et tenant compte des conditions actuelles du marché peut vous aider à aborder les négociations en toute clarté et en position de force, et non en vous basant sur des hypothèses.
Points clés pour les décisions de renouvellement de bail commercial
À l’approche d’une décision de renouvellement, les ententes signées durant la pandémie devraient être réévaluées à la lumière des conditions actuelles du marché. L’analyse des coûts, la validation des besoins en espace et la compréhension des conditions locatives actuelles constituent des étapes essentielles pour obtenir des conditions équitables et flexibles.
Comment une gestion des transactions axée sur les locataires peut soutenir votre renouvellement
Renouveler un bail ne se résume pas à examiner les conditions actuelles. Un service dédié à la gestion des transactions peut aider les locataires à comprendre les conditions actuelles du marché, à comparer les loyers, à évaluer leurs besoins en espace et à élaborer une stratégie de négociation plus solide.
Notre équipe accompagne les locataires tout au long des renouvellements et des restructurations en veillant à ce que les décisions soient fondées sur des données de marché actualisées plutôt que sur des propositions des bailleurs. Si vous vous apprêtez à renouveler votre bail ou à évaluer vos options, vous pouvez en savoir plus sur notre service de gestion des transactions ou vous adresser à un conseiller.
Divya Kaura
Directrice des comptes, Ouest du Canada
Divya a joint Services Conseils Landmark en 2021 et fait partie intégrante de l’équipe.