Que se passe-t-il lorsque vous confiez l’administration de vos baux à un partenaire externe?

Découvrez les coulisses de notre approche : comment Landmark prend le relais, s’attaque aux priorités immédiates et met en place une gestion plus efficace de votre portefeuille de baux commerciaux.

Votre équipe chargée de l’administration des baux est débordée. Les factures des bailleurs s’accumulent, les dates cruciales approchent et les dossiers en suspens s’ajoutent aux responsabilités quotidiennes. Vous savez qu’il serait possible d’améliorer vos processus, mais trouver le temps et les ressources nécessaires pour y parvenir représente tout un défi.

Peut-être avez-vous envisagé de confier l’administration de vos baux à un partenaire externe. Pourtant, la perspective de devoir rassembler des années de documentation, expliquer vos processus actuels et transférer les responsabilités à une équipe externe vous semble être un autre projet d’envergure pour lequel vous n’avez pas le temps.

C’est une préoccupation que nous entendons souvent.

La bonne nouvelle ? Vous n’avez pas besoin d’avoir tout organisé avant de faire appel à des experts. C’est justement là que nous intervenons.

Chez Landmark, nous accompagnons les entreprises dans le transfert de leurs responsabilités liées à l’administration des baux, tout en assurant la continuité de leurs activités et en répondant à leurs besoins opérationnels immédiats.

Voici comment se déroule notre prise en charge.

1. Nous cherchons d’abord à comprendre votre entreprise, pas seulement vos baux

Chaque entreprise gère son portefeuille immobilier différemment. Certaines disposent de services immobiliers dédiés, tandis que d’autres répartissent les responsabilités entre les équipes des finances, de la comptabilité, des opérations et du service juridique.

Notre priorité absolue est de comprendre le fonctionnement de votre entreprise et à d’identifier les besoins en matière de soutien.

Au cours de nos premiers échanges, nous aborderons généralement les points suivants :

• Vos équipes : Qui sont les principaux intervenants ?  Qui est responsable du paiement des loyers, des communications avec les bailleurs, des approbations et des décisions immobilières?
• Votre portefeuille immobilier : Combien de sites gérez-vous? Quels types de propriétés occupez-vous et quelle est la complexité de vos baux?
• Vos processus et systèmes : Comment gérez-vous actuellement les baux, les factures, les paiements et les échéances importantes ?
• Vos défis : Qu’est-ce qui fonctionne bien? Où se trouvent les goulots d’étranglement, les sources de frustration récurrentes ou les lacunes en matière de responsabilité ?
• Vos priorités : Qu’est-ce qui nécessite une intervention immédiate et quelles améliorations souhaitez-vous apporter à plus long terme?

Nous établissons également des canaux de communication clairs afin que votre équipe sache à qui s’adresser, comment les problèmes seront transmis aux bonnes personnes, et quelles responsabilités seront assumées par Landmark.

Notre objectif est de bien comprendre le fonctionnement de votre entreprise afin de nous adapter à vos processus existants,plutôt que de vous demander de réorganiser vos activitésen fonction des nôtres.

2. Repérer les urgences et intervenir sans attendre

La mise en place d’une structure fiable d’administration des baux nécessite une planification rigoureuse. Toutefois, nous savons que les activités de votre entreprise ne s’arrêtent pas pendant cette période de transition.

Un bailleur peut exiger le paiement d’une facture contestée. Une date limite pour transmettre un avis de renouvellement peut approcher. Votre équipe comptable peut éprouver des difficultés à justifier des frais de loyer additionnel imprévus.

Ces situations ne peuvent pas toujours attendre que tous les baux aient été examinés et que l’ensemble des processus aient été documentés.

C’est pourquoi l’identification des priorités urgentes constitue l’une des premières étapes de prise en charge.

Nous travaillons avec votre équipe pour comprendre les dossiers en cours, évaluer leur degré d’urgence et déterminer où nous pouvons intervenir rapidement pour vous apporter un soutien immédiat.

Cela peut notamment inclure :

• L’examen des frais d’exploitation ou des taxes imprévus.
• Le suivi des communications ou des litiges en suspens avec les bailleurs.
• L’identification des échéances imminentes de renouvellement, de résiliation ou d’autres préavis critiques.
• La résolution des écarts de facturation ou des questions liées aux paiements.
• Le traitement des dossiers d’administration des baux en suspens qui se sont accumulés.

Certaines situations exigent une réponse rapide, tandis que d’autres exigent  une analyse plus approfondie ou une coordination avec les bailleurs et les intervenants internes.

Dans tous les cas, nous établissons un plan d’action et prenons les mesures nécessaires pour faire avancer les dossiers.

Vous ne devriez pas avoir à attendre la fin de la transition pour bénéficier d’un soutien concret.

3. Nous organisons les informations et élaborons un plan de transition concret

Une administration des baux commerciaux efficace repose sur des informations fiables, des processus clairs et un suivi rigoureux.

Or, ces informations ne sont pas toujours bien organisées.

Les documents relatifs aux baux peuvent être conservés dans plusieurs systèmes. Les processus de paiement ont pu évoluer  au fil des ans. Certaines informations importantes peuvent se trouver dans des fichiers Excel, des échanges de courriels ou simplement dans les connaissances et l’expérience des employés qui gèrent le portefeuille depuis plusieurs années.

Cette situation est tout à fait normale et nous en tenons compte dès le début de la prise en charge.

En étroite collaboration avec votre équipe, nous élaborons un plan de transition qui tient compte des fondements opérationnels de votre portefeuille.

Rassembler et organiser les informations essentielles

Nous identifions et organisons les informations nécessaires à une gestion efficace de vos baux, notamment les contrats de location et leurs avenants, les coordonnées des bailleurs, les calendriers de paiement, les factures, les relevés de conciliation et les données relatives à votre portefeuille immobilier.

Nous mettons également en place les accès aux logiciels et systèmes pertinents, y compris toute
plateforme de gestion des baux propres à votre organisation.

Comprendre les processus existants

Avant de recommander des changements, nous prenons le temps de comprendre vos méthodes de travail.

Cela implique notamment d’examiner :

• La préparation mensuelle des relevés de loyers et les approbations de paiement.
• La réception, la vérification et le traitement des factures des bailleurs.
• Les communications liées aux baux et les mécanismes de signalement des problèmes.
• Le suivi des dates critiques et la gestion des alertes.
• Les exigences en matière de rapports et les procédures d’approbation internes.

Lorsque les processus fonctionnent déjà bien, nous nous appuyons sur eux. Lorsqu’il existe des lacunes ou des inefficacités, nous identifions les possibilités d’amélioration.

Définir clairement les responsabilités

Une transition réussie repose sur une compréhension claire des rôles et des responsabilités de chacun.

Nous définissons les responsabilités, coordonnons le transfert de connaissances et, au besoin, informons les bailleurs du rôle de Landmark en tant que représentant chargé de l’administration des baux.de votre entreprise.

Selon la nature de votre portefeuille et des systèmes en place, certaines responsabilités opérationnelles peuvent être transférées progressivement afin d’assurer la continuité des activités.

Notre objectif est d’assurer une transition structurée et bien encadrée, tout en minimisant les perturbations dans vos activités.

4. Nous devenons le prolongement de votre équipe

Une fois la transition amorcée, nous prenons progressivement en charge les tâches quotidiennes qui mobilisaient auparavant vos ressources internes.

Cela comprend la vérification des frais facturés par les bailleurs, la coordination des paiements, le suivi des obligations locatives, la gestion de la correspondance, le suivi des dates critiques et le soutien aux besoins de votre équipe en matière de rapports.

Toutefois, une administration des baux confiée à un partenaire externe ne se résume pas à l’exécution de tâches récurrentes.

Elle exige de bien comprendre les préférences de votre entreprise, de savoir quand escalader un problème, d’anticiper les questions et de reconnaître l’incidence des décisions relatives à chaque bail sur l’ensemble de vos activités.

Par exemple, votre équipe des finances peut avoir besoin de prévisions fiables concernant les coûts d’occupation. Votre équipe des opérations peut avoir besoin de soutien pour régler des problèmes liés aux propriétés. Quant à vos responsables immobiliers, ils peuvent avoir besoin d’une vue d’ensemble sur les échéances à venir et des occasions à saisir à l’échelle du portefeuille.

Notre rôle est de répondre à ces besoins et de veiller à ce que les questions liées aux baux soient traitées de façon cohérente et rigoureuse.

Au fil du temps, notre collaboration doit évoluer vers un véritable partenariat, où notre équipe de gestion des baux devient une extension naturelle de la vôtre.

Vous savez qui appeler. Nous connaissons votre portefeuille immobilier. Et les dossiers avancent sans que vous ayez à gérer chaque détail.

5. Une fois les bases établies, nous cherchons des possibilités d’amélioration

La prise en charge de l’administration des baux marque le début de notre collaboration, et non une fin en soi.

À mesure que nous nous familiarisons avec vos baux, vos frais d’exploitation, vos relations avec les bailleurs et vos processus internes, nous identifions plus clairement possibilités d’amélioration.

Il peut s’agir de détecter des erreurs de facturation, de récupérer des sommes payées en trop, d’améliorer les rapports, de renforcer les contrôles internes ou de mettre en place des procédures plus cohérentes à l’échelle de votre portefeuille.

Par exemple, l’examen des conciliations annuelles des frais d’exploitation peut révéler des charges qui ne sont pas conformes aux dispositions du bail. La correction de ces écarts peut permettre de récupérer des sommes et contribuer à éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent.

De même, un suivi plus rigoureux des dates critiques donne à votre équipe davantage de temps pour évaluer les options de renouvellements, négocier les conditions des baux ou planifier d’éventuelles relocalisations.

Ces améliorations peuvent avoir un impact significatif sur les coûts d’occupation, l’efficacité opérationnelle et votre capacité à prendre des décisions immobilières éclairées.

Combien de temps dure une transition en administration de vos baux?

Il n’existe pas de délai standard pour la transition des responsabilités liées à l’administration des baux.

La durée du processus dépend notamment de la taille du portefeuille immobilier, de la disponibilité des documents, des logiciels en place, des ressources internes et de la complexité des processus existants.

Pour certaines entreprises, le transfert des responsabilités peut s’effectuer assez rapidement. Pour d’autres, une transition progressive est préférable avec une formation sur les systèmes, un transfert des connaissances et le traitement en parallèle de certaines activités.

Il est toutefois important de souligner que vous n’avez pas à attendre la fin de la transition pour bénéficier d’un soutien concret.

Nous établissons rapidement les priorités, coordonnons les responsabilités avec votre équipe et traitons les dossiers urgents tout au long de la transition. Une transition bien planifiée devrait vous donner l’assurance que votre portefeuille immobilier est pris en charge tout au long du processus, et pas seulement une fois celui-ci terminé.

Foire aux questions sur l’externalisation de l’administration des baux

Devons-nous organiser tous nos documents de bail avant de retenir les services de Landmark ?

Non. Bien qu’une documentation bien organisée facilite le travail, nous pouvons travailler avec votre équipe pour identifier, rassembler et structurer les informations nécessaires à la gestion de votre portefeuille. La mise en place d’un processus fiable de gestion des documents et des données fait partie intégrante de la prise en charge.

Landmark peut-elle travailler avec notre logiciel actuel de gestion des baux ?

Oui. Nous commençons par évaluer vos systèmes et processus existants. Le cas échéant, nous travaillons au sein de votre environnement existant, y compris sur des plateformes personnalisées d’administration des baux, plutôt que d’exiger un changement technologique immédiat.

Landmark peut-elle intervenir dans les dossiers urgents pendant la transition ?

Oui. L’identification des situations nécessitant une intervention rapide constitue un élément important de notre évaluation initiale. Nous établissons les priorités et déterminons les mesures à prendre pour les traiter, tout en poursuivant la transition opérationnelle.

Notre équipe interne restera-t-elle impliquée ?

Absolument. Le degré d’implication dépendra du modèle opérationnel que vous privilégieriez. Nous définissons clairement les responsabilités, les canaux de communication et les procédures d’approbation afin que votre équipe conserve le niveau de supervision souhaité sans avoir à gérer chaque détail administratif.

L’externalisation de l’administration des baux peut-elle contribuer à réduire les coûts d’occupation ?

Oui. La vérification régulière des factures, l’examen des conciliations des frais d’exploitation, un suivi de la conformité des baux et une gestion proactive des problèmes peuvent permettre d’identifier les montants facturés en trop, de récupérer les montants éligibles et d’éviter certaines dépenses inutiles. Les résultats dépendent toutefois des dispositions de vos baux et des particularités de votre portefeuille immobilier.

Que devriez-vous attendre d’un partenaire en administration des baux ?

Un partenariat efficace en administration des baux devrait simplifier la gestion de votre portefeuille immobilier, la rendre plus fiable et réduire la charge de travail de vos ressources internes.

Vous devez avoir l’assurance que chaque détail fait l’objet d’un suivi rigoureux, que les problèmes sont pris en charge et que les enjeux à venir sont anticipé. Vous devriez aussi bénéficier d’une meilleure visibilité sur vos obligations locatives, vos coûts d’occupation et les décisions à venir.

Chez Landmark, c’est précisément ce que nous nous efforçons de vous offrir dès le début de chaque collaboration.

Nous apprenons à connaître votre équipe. Nous relevons les défis immédiats. Nous mettons en place les processus et la structure nécessaires à une réussite à long terme. Nous continuons à chercher des façons de nous améliorer.

Notre objectif est simple : devenir une extension si naturelle de votre équipe qu’avec le temps, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer.

Si vous envisagez de confier l’administration de vos baux à un partenaire externe, ou si vous souhaitez simplement reprendre le contrôle de votre portefeuille, notre équipe Landmark se fera un plaisir de discuter avec vous des possibilités d’une transition adaptée aux besoins de votre entreprise.

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