La quote-part dans un bail commercial : payez-vous plus que votre juste part?

Si vous occupez 50 % d’un bâtiment, il semble raisonnable de payer 50 % de certaines charges locatives.

Mais que se passe-t-il si le locataire voisin consomme beaucoup plus d’électricité, d’eau ou de gaz que vous?

La quote-part est couramment utilisée dans les baux commerciaux pour répartir certaines charges entre les locataires. Si le calcul en lui-même peut paraître simple, il ne permet pas toujours d’obtenir des coûts qui reflètent fidèlement la consommation réelle de chaque locataire.

Pour les locataires, c’est un bon exemple qui illustre pourquoi l’examen des charges locatives ne devrait pas se limiter à vérifier que les calculs du bailleur sont corrects. Il faut également comprendre ce qui vous est facturé et déterminer si la méthode de répartition utilisée est pertinente.

Que signifie la quote-part dans un bail commercial?

La quote-part détermine généralement le pourcentage de certaines charges immobilières dont le locataire est tenu de s’acquitter.

Selon les modalités du bail, elle peut être calculée en fonction de la superficie locative occupée par le locataire par rapport à la superficie locative totale du bâtiment ou de la propriété.

Si vous occupez 50 % de la superficie applicable, par exemple, votre quote-part peut être de 50 %. Pour de nombreux frais communs, cette méthode constitue une façon simple et logique de répartir les coûts.

Toutefois, des problèmes peuvent survenir lorsque la dépense répartie n’est pas directement liée à la superficie occupée par chaque locataire.

Les services publics en sont un bon exemple.

Lorsque la quote-part ne reflète pas la consommation réelle

L’un de nos clients s’est récemment retrouvé confronté à cette situation précise.

Sur l’un de ses sites, notre client partageait un bâtiment avec une entreprise spécialisée dans le minage de bitcoins. Les coûts des services publics étaient répartis entre les locataires en fonction de leur quote-part respective du bâtiment.

Le problème était que les besoins en énergie des deux entreprises étaient radicalement différents.

La superficie occupée par notre client justifiait peut-être le pourcentage utilisé dans le calcul, mais sa consommation réelle d’énergie ne correspondait pas à cette proportion.

L’équipe interne responsable des services publics et des installations de notre client a identifié cet écart et a transmis le crédit qui en résultait à notre équipe de gestion des baux pour examen.

Notre rôle consistait à valider ce crédit, à confirmer que les calculs et la méthodologie étaient conformes au bail, et à déterminer si d’autres montants pouvaient également être récupérés. Résultat: notre client recevra un crédit de plus de 100 000 $ de la part du bailleur au titre des charges qu’il avait surpayées.

La formule de répartition n’était pas nécessairement compliquée. La question était de savoir si cette formule était adaptée aux dépenses à répartir.

Pourquoi l’administration de baux ne se limite pas à vérifier les chiffres

Lorsque nous examinons le loyer additionnel et les frais d’exploitation, il est facile de se concentrer uniquement sur la cohérence des chiffres.

C’est important, mais une administration de baux efficace va bien au-delà.

Vous devez également vous poser les questions suivantes :

• Le bail autorise-t-il que cette dépense vous soit facturée ?
• Votre quote-part a-t-elle été calculée correctement?
• La méthode de répartition est-elle adaptée au type de dépense?
• Existe-t-il des circonstances particulières liées au bien immobilier qui pourraient avoir une incidence sur vos coûts?
• L’utilisation réelle révèle-t-elle une réalité différente ?

Une facture peut être mathématiquement exacte tout en méritant d’être examinée de plus près.

Cette vérification devient particulièrement importante pour les portefeuilles immobiliers de plus grande taille. Les équipes responsables des installations, de la comptabilité, de l’immobilier ou d’autres services internes peuvent identifier certaines anomalies, mais celles-ci doivent tout de même être évaluées au regard des dispositions du bail.

L’administration de baux apporte ce niveau supplémentaire de vérification, afin de déterminer si une facturation est justifiée, si un crédit proposé est exact et si une situation similaire pourrait avoir donné lieu à d’autres montants récupérables.

Dans quels cas le sous-comptage est-il pertinent?

Pour notre client, l’identification du trop-payé a également mené à une solution à plus long terme.

À l’avenir, le client prévoit utiliser le sous-comptage pour l’électricité, l’eau et le gaz lorsqu’il partage une propriété avec d’autres entreprises, lorsque cela est possible. Cette approche permet de répartir les coûts des services publics en fonction de la consommation réelle plutôt que de la superficie occupée.

Le client cherchera également à établir ses propres comptes auprès des fournisseurs de services publics lorsque les circonstances le permettront.

Cette mesure offre une plus grande transparence et réduit le risque qu’un locataire assume indirectement une partie des coûts liés à la consommation exceptionnellement élevée d’un autre locataire.

Plus important encore, l’expérience acquise d’un site peut désormais guider la manière dont le client aborde les autres baux de son portefeuille.

Ce que les locataires devraient retenir

La quote-part n’est pas problématique en soi. Pour de nombreuses dépenses, elle constitue une méthode logique et efficace de répartir les coûts entre les locataires.

Toutefois, il ne faut pas présumer automatiquement qu’il s’agit de la meilleure méthode pour chaque type de dépense.

Lorsque vous examinez vos frais d’exploitation, ne vous limitez pas à vérifier si le pourcentage correspond à votre part du bâtiment. Examinez également ce qui estréparti, la façon dont le coût est généré et si votre quote-part reflète raisonnablement la part des dépenses qui devrait vous être attribuée.

Ce type de vérification peut permettre d’identifier et de valider les trop-payés, de confirmer que les crédits ont été calculés correctement et de déterminer si d’autres montants peuvent être récupérées. Tout aussi important, les leçons tirées d’un emplacement peuvent contribuer à établir de meilleures conditions de bail et de meilleurs contrôles des coûts pour l’ensemble de votre portefeuille. Services Conseils Landmark représente exclusivement les locataires en immobilier commercial. Notre équipe d’administration de baux examine les coûts d’occupation en fonction des obligations prévues au bail et de la réalité propre à chaque propriété afin d’aider les locataires à identifier les écarts, à récupérer les sommes payées en trop et à mettre en place des processus plus rigoureux à l’échelle de leur portefeuille.

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