Votre bail commercial expire en 2028. Pourquoi devriez-vous commencer à planifier dès maintenant?

Un locataire de bureaux a récemment contacté Services Conseils Landmark pour lui faire part d’un problème inattendu. Alors qu’il ne restait plus que six mois avant l’échéance de son bail, il a contacté son bailleur pour discuter d’un renouvellement, étant pleinement convaincu de pouvoir demeurer dans ses locaux actuels

Le locataire a revanche appris que le bailleur avait l’intention de louer les locaux à un autre locataire de l’immeuble qui souhaitait prendre de l’expansion. Ce dernier présentait une meilleure solvabilité financière, ce qui en faisait un occupant plus intéressant à long terme aux yeux du propriétaire.

Cette situation est d’autant plus complexe que les locaux de notre client comprennent des espaces de laboratoire spécialisés. Il est peu probable de trouver un espace disposant d’installations de laboratoire existantes qui répondent à leurs besoins, et la mise en place d’une telle infrastructure ailleurs pourrait s’avérer extrêmement coûteuse.

Plutôt que de négocier un simple renouvellement de bail, notre client doit maintenant trouver rapidement de nouveaux locaux, faire face à des coûts d’aménagement importants et composer avec d’éventuelles perturbations de ses activités.

C’est pourquoi Landmark recommande aux locataires commerciaux d’entreprendre l’évaluation de leurs besoins immobiliers environ 24 mois avant l’échéance de leur bail, voire plus tôt pour les emplacements stratégiques ou les installations spécialisées.

Commencez par évaluer vos besoins, avant de négocier avec votre bailleur

L’échéance d’un bail est une occasion de déterminer si vos locaux répondent toujours aux besoins de votre entreprise. Avant d’entamer des discussions sur les conditions de renouvellement, il est essentiel de bien comprendre ce que vous vous apprêtez à renouveler et de déterminer s’il est judicieux de rester.

Une analyse pertinente de vos besoins immobiliers devrait notamment tenir compte des éléments suivants :

• Besoins opérationnels : l’espace permet-il toujours à votre entreprise de fonctionner efficacement ? Les besoins en matière de personnel, de stockage, de production ou de distribution ont-ils évolué ?
• Stratégie d’emplacement : vos clients, vos concurrents, vos fournisseurs ou le marché environnant ont-ils changé depuis la signature de votre bail ?
• Coûts d’occupation : Votre loyer est-il concurrentiel par rapport au marché actuel ?  Existe-t-il des possibilités d’optimiser vos coûts d’occupation globaux ?
• Besoins futurs : Vos locaux pourront-ils répondre aux besoins de votre entreprise au cours des cinq ou dix prochaines années?

Ces questions méritent une analyse approfondie, en particulier lorsque plusieurs services, sites ou enjeux opérationnels sont concernés.

L’objectif est de définir une stratégie claire avant d’entamer les négociations, plutôt que de laisser l’approche de l’échéance de votre bail dicter vos décisions.

Ne présumez pas que vous pourrez rester dans vos locaux

L’un des premiers éléments que les locataires devraient vérifier est si leur bail prévoit des options de renouvellement juridiquement exécutoires.

En l’absence d’une option de renouvellement ou d’un autre droit applicable, votre bailleur peut être en droit d’exiger que vous quittiez les lieux à l’échéance du bail, sous réserve des dispositions contractuelles et des lois applicables.

Même une relation bailleur-locataire de longue date et harmonieuse ne garantit pas le renouvellement. Comme l’illustre la situation de notre client, un bailleur peut avoir des raisons commerciales légitimes de privilégier un autre occupant, notamment des garanties financières plus solides ou la possibilité de répondre aux besoins d’expansion d’un locataire existant.

Pour les entreprises occupant des locaux spécialisés, les conséquences peuvent être particulièrement importantes.

Les détaillants sont également exposés à des risques considérables. Si un commerce ferme avant qu’un site de remplacement ne soit opérationnel, même une brève interruption peut entraîner une perte de chiffre d’affaires, une perturbation des relations avec la clientèle et permettre aux concurrents de gagner des parts de marché.

Nous recommandons donc d’identifier les sites ne disposant plus d’options de renouvellement et de les signaler clairement dans votre système de gestion des baux. Une attention particulière devrait être accordée aux emplacements stratégiques, aux installations spécialisées et aux locaux difficiles à remplacer. Les délais de préavis pour exercer les options de renouvellement doivent également faire l’objet d’un suivi rigoureux. Une option n’a de valeur que si elle est exercée correctement et dans les délais requis.

Une bonne connaissance du marché renforce votre pouvoir de négociation

Même si vous souhaitez demeurer dans vos locaux actuels, explorer le marché constitue une étape essentielle d’une stratégie de renouvellement solide.

Une analyse approfondie du marché permet d’identifier les propriétés comparables, de connaitre les loyers en vigueur, les incitatifs offerts ainsi que les options de relocalisation réalistes.

Ces informations vous permettent de déterminer ce qui constitue une offre de renouvellement concurrentielle et de cibler les éléments sur lesquels vous pourriez négocier, qu’il s’agisse du loyer, des allocations pour améliorations locatives, de la protection contre l’augmentation des frais d’exploitation  ou d’une plus grande flexibilité contractuelle.

Cette démarche envoie également un message important à votre bailleur : vous connaissez le marché et êtes en mesure d’envisager d’autres possibilités.

Un locataire qui dispose de suffisamment de temps pour déménager et qui peut présenter des alternatives crédibles bénéficie généralement d’une meilleure marge de manœuvre dans les négociations qu’un locataire dont le bail expire dans quelques mois.

Bien entendu, ce pouvoir de négociation dépend des conditions du marché. Si les locaux adaptés à vos besoins sont rares ou si vos exigences sont très spécialisées, il est tout aussi important de cerner ces contraintes le plus tôt possible.

Les délais de construction peuvent compromettre vos projets

Trouver de nouveaux locaux ne représente qu’une partie du défi. Les préparer pour leur occupation peut s’avérer un processus long et coûteux.

Qu’il s’agisse de rénover vos locaux actuels ou d’aménager un nouvel espace, plusieurs éléments doivent être pris en compte dans votre échéancier, notamment la conception des plans, l’obtention des permis, les approbations du bailleur, la disponibilité des entrepreneurs et l’approvisionnement en équipements.

Ces facteurs revêtent une importance croissante, car les calendriers de construction sont soumis à des contraintes liées à la disponibilité de la main-d’œuvre, aux difficultés d’approvisionnement et aux délais de livraison des équipements spécialisés.

Pour les locataires ayant des besoins complexes, tels que les laboratoires, les installations manufacturières ou les centres de distribution spécialisés, une relocalisation peut nécessiter une planification rigoureuse et des investissements considérables.

Une planification anticipée vous permet d’évaluer ces coûts, de négocier des contributions financières appropriées de la part du bailleur et d’intégrer des échéanciers de construction réalistes à votre processus décisionnel.

Échéance de votre bail commercial : quand devriez-vous commencer à planifier ?

Chaque situation est différente, mais l’échéancier suivant constitue un bon point de départ pour planifier votre prochain renouvellement ou une éventuelle relocalisation.

Délai avant l’échéance	Démarches recommandées
24 mois ou plus	Examiner les conditions du bail, les options de renouvellement, les dates critiques, les coûts d’occupation et les besoins de l’entreprise. Repérer les emplacements stratégiques ou à haut risque.
18 à 24 mois	Analyser le marché, repérer les propriétés comparables, évaluer la faisabilité d’une relocalisation et définir la stratégie à privilégier.
12 à 18 mois	Entamer les discussions de renouvellement, étudier différentes options, évaluer les implications financières et le cas échéant, entamer la conception préliminaire ou la planification des travaux.
6 à 12 mois	Finaliser les négociations, obtenir les approbations nécessaires et faire progresser les travaux d’aménagement ou les préparatifs de relocalisation.
6 derniers mois	Terminer les travaux, coordonner le déménagement, s’il y a lieu, et préparer la poursuite des activités.

Ces délais sont donnés à titre indicatif. Des exigences complexes peuvent justifier une intervention plus précoce, et les délais de préavis prévus par les contrats doivent toujours prévaloir.

L’importance d’avoir plusieurs options

Commencer à évaluer vos besoins immobiliers deux ans avant l’échéance de votre bail ne signifie pas que vous devez vous engager à déménager ou que vous négociez prématurément. Cela signifie simplement que vous vous accordez suffisamment de temps pour prendre une décision en toute connaissance de cause.

Vous pourriez finalement conclure que demeurer dans vos locaux actuels représente la meilleure solution. Toutefois, vous aurez pris le temps d’évaluer les alternatives, de comprendre les conditions du marché et d’avoir une vision claire des coûts et des risques associés à votre décision.

Et si les circonstances changent, comme cela a été le cas pour notre client, vous serez mieux préparé à réagir.

L’échéance d’un bail devrait faire l’objet d’une décision d’affaires planifiée, et non une échéance imprévue. Si vous disposez d’un bail commercial expirant en 2028 ou si vous souhaitez faire le point sur les prochaines échéances de votre portefeuille immobilier, Services Conseils Landmark peut vous accompagner dans l’évaluation de vos options et l’ élaboration d’une stratégie visant à protéger les intérêts de votre entreprise.

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