Guide du locataire : l’ajustement de fin d’année des frais communs

Pour les locataires immobiliers commerciaux, il existe un document qui apparaît chaque année après la clôture des comptes du bailleur. Ce n’est pas tout à fait une facture, ni tout à fait un crédit. Il s’agit de l’ajustement des dépenses d’exploitation de fin d’année, souvent appelé « 13e facture ».

Il est facile de se méprendre à son sujet et encore plus facile de la négliger. Mais la payer sans réfléchir peut avoir un impact réel sur vos résultats financiers. Voyons ensemble ce qu’est ce document, pourquoi il est important et comment repérer les erreurs qui pourraient vous coûter de l’argent.

Qu’est-ce qu’un ajustement de fin d’année des frais communs ?

Tout au long de l’année, vous ne payez généralement pas les coûts exacts du bailleur au fur et à mesure qu’ils surviennent. Vous payez des estimations basées sur un budget. Un ajustement de fin d’année des frais communs correspond simplement au calcul effectué par le bailleur pour comparer ces estimations aux dépenses réelles.

• Si les coûts réels sont plus élevés : vous recevez une facture pour la différence.
• Si les coûts réels sont plus inférieurs : vous pouvez bénéficier d’un crédit sur votre prochain loyer.

Ces relevés couvrent généralement les principales catégories opérationnelles :

• Entretien des parties communes (CAM)
• Taxes foncières
• Assurances
• Services publics
• Frais de gestion

La plupart des baux exigent que ces relevés vous soient envoyés dans un délai précis, souvent 90 jours après la fin de l’année.

Mettez à profit votre négociation de bail

C’est le moment où tous les efforts que vous avez consacrés à la négociation de votre bail portent vraiment leurs fruits. Vous avez passé du temps à négocier des protections spécifiques telles que des plafonds de dépenses, des exclusions et des droits d’audit.

L’ajustement de fin d’année est l’occasion de vous assurer que ces conditions vous sont réellement favorables, plutôt que de rester simplement enfouies dans un tiroir. Si vous ne vérifiez pas les calculs par rapport aux conditions spécifiques de votre bail, les économies négociées disparaîtront.

Ce qu’il faut vérifier lorsque la facture arrive

La plus grande erreur que nous observons chez les locataires est de supposer que les chiffres sont corrects simplement parce qu’ils figurent sur un document d’apparence officielle. Plutôt que de payer immédiatement, vérifiez les points suivants à l’aide de cette liste de contrôle rapide.

1. Vérifiez les délais

Le relevé est-il arrivé à temps ? Votre bail fixe une échéance pour une bonne raison. S’il est en retard, le bailleur pourrait être limité dans ce qu’il peut récupérer.

2. Vérifiez votre part proportionnelle

Assurez-vous que la superficie utilisée pour votre espace et la superficie totale du bâtiment correspondent à votre bail. Si la taille du bâtiment a changé ou si le calcul de votre part a été effectué à partir de données erronées, votre facture pourrait être artificiellement élevée.

3. Recherchez les exclusions et plafonds

Les plafonds de frais sont souvent négociés, mais ils sont aussi fréquemment négligés lors de l’ajustement de fin d’année des frais communs.

• Exemple concret : nous avons examiné un ajustement de fin d’année dans lequel le bailleur n’avait pas appliqué le plafond de l’Indice des prix à la consommation aux dépenses d’exploitation, comme le bail le prévoyait. Le simple fait d’appliquer cette clause a permis de récupérer 38 127 $.
• Exemple concret : dans un autre cas, un client a été facturé des intérêts sur un coût amorti. Bien que cela semblait normal, le bail excluait explicitement les intérêts. Le fait d’avoir repéré ce détail a permis de récupérer 29 856 $.

4. Recherchez les variations d’une année sur l’autre

Les fluctuations importantes dans les catégories de coûts d’une année à l’autre doivent avoir une explication claire. Elles indiquent souvent affectations incorrectes, des dépenses en capital incorrectement comptabilisées ou des modifications dans les évaluations fiscales.

Où les ajustements de fin d’année des frais communs posent souvent problème

Même les ajustements effectués avec les meilleures intentions peuvent comporter des erreurs. Lorsque vous examinez les postes en détail, c’est souvent là que les choses tournent mal.

1. Réparations majeures vs. améliorations

Il existe une grande différence entre réparer une fuite et remplacer un toit. Les améliorations majeures ne devraient généralement pas être imputées au cours d’une seule année.

• Exemple concret : un bailleur a facturé à un locataire un remplacement complet d’un toit. Notre examen a révélé que le bail interdisait de récupérer ce coût, même amorti. Le locataire a ainsi économisé 48 453 $.
• Exemple concret : nous avons constaté qu’un remplacement de système de chauffage, ventilation et climatisation avait été entièrement comptabilisé en une seule année. En corrigeant cette erreur pour amortir le coût sur la durée de vie utile de l’appareil, le locataire a économisé 71 110 $.

2. Frais anciens qui n’ont jamais été remis en question

Parfois, des charges incorrectes se reproduisent d’année en année parce que personne ne les remet en question.

• Exemple concret : notre examen a révélé des frais d’amortissement pour des travaux d’asphalte et de toiture datant de plus de cinq ans. Une fois que le bailleur a accepté a accepté de supprimer ces anciens frais, 114 000 $ ont été récupérés.

3. Frais de gestion et d’administration

Le fait qu’une charge figure sur le bail ne signifie pas qu’elle est autorisée. Vérifiez votre bail pour confirmer que les frais de gestion ou d’administration sont permis et assurez-vous qu’il n’y a pas de double facturation (par exemple, facturer les deux frais alors qu’un seul est autorisé).

4. Quote-part proportionnelle

Ces « petits » pourcentages méritent une attention particulière. Vérifiez que votre quote-part des charges d’exploitation est calculée selon la superficie locative appropriée et selon la méthode d’allocation prévue dans votre bail.

5. Superficie brute louable (SBL)

Si la SBL est mal mesurée ou modifiée sans votre accord, votre quote-part peut augmenter de manière injustifiée. Assurez-vous que les chiffres utilisés pour la SBL correspondent à ce qui est indiqué dans votre bail.

Prenez le contrôle de vos coûts d’occupation

Considérez l’ajustement de fin d’année des frais communs non pas comme une facture, mais comme un outil de gestion des risques. C’est l’une des rares occasions où vous pouvez auditer vos coûts d’occupation et demander au bailleur de respecter le contrat que vous avez signé.

Une bonne gestion des baux vous aide à suivre ces dates et ces conditions, afin de ne pas être pris de court lorsque le document arrive. Même une simple vérification de votre bail peut vous éviter de payer trop cher et empêcher que de mauvaises habitudes de facturation ne deviennent permanentes.

Lorsque des questions surviennent, n’hésitez pas à les poser. Comme le montrent les exemples ci-dessus, poser les bonnes questions peut faire une différence significative.

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La vérification des ajustements de fin d’année des frais communs peut être simple lorsque vous pouvez compter sur un expert à vos côtés. L’équipe d’administration des baux commerciaux de Services Conseils Landmark suit chaque date critique et analyse chaque facture pour détecter les erreurs, les surfacturations et la conformité au bail.

Tirez parti de notre expérience pour réduire vos coûts, minimiser vos risques et vous offrir une tranquillité d’esprit. Si vous souhaitez faire appel à un expert accessible pour gérer votre prochaine ajustement de fin d’année, contactez Services Conseils Landmark.