Services de vérification des baux: Pourquoi la vérification des factures est-elle importante?

Par Patrick Rousseau, Directeur, Administration des baux et audit, Landmark



Comme nous l'avons mentionné dans l'article précédent Sous-traiter l’administration de vos baux à des experts peut être l’équivalent à votre Black Friday!, l'expertise en matière d’administration et de vérification des baux commerciaux est cruciale pour réduire les coûts et payer le juste montant que vous devez partager avec les autres locataires selon les termes de votre bail. Pour faciliter la démarche, un bail rédigé en termes clairs par des avocats compétents vous aidera à éviter toute confusion lorsque votre propriétaire vous enverra ses factures de fin d'année et que vous vous demanderez si vous devez vraiment payer ces frais.


Un partenaire expérimenté dans la vérification de baux vous fournira rapidement des conseils sur les réductions de coûts applicables aux factures que vous recevez chaque année.

Quelle devrait être votre contribution financière aux espaces communs qui jouent un rôle dans l'exploitation de votre entreprise? Devriez-vous payer votre part du total des frais d'exploitation de votre centre commercial ou seulement votre part proportionnelle des espaces et services communs avec les autres locataires? Si les locataires paient toutes les charges, quelle est alors la responsabilité du propriétaire vis-à-vis de sa propriété?


Une fois que votre bail définit clairement ce que sont les « aires communes » et les charges pouvant faire l'objet d'une refacturation, il est important de préserver votre droit de vérifier les charges que vous envoie votre propriétaire ou votre gestionnaire immobilier. Sinon, vous pourriez tout aussi bien remettre un chèque en blanc au propriétaire de votre centre commercial. C’est pourquoi il importe de garder cette notion à l'esprit et d'être vigilant en examinant toutes les factures qui sont imputées à votre entreprise. Un partenaire expérimenté dans la vérification de baux vous fournira rapidement des conseils sur les réductions de coûts applicables aux factures que vous recevez chaque année. Sa connaissance approfondie vous aidera à déterminer les montants justes pour certains types de coûts, les particularités fiscales et les principes comptables sur des sujets tels que l'amortissement.


Quel est le montant équitable sur un marché particulier?


Le travail et la rigueur d'un auditeur immobilier expérimenté permettront, par l’examen d’une facture et la vérification détaillée des coûts, de déterminer les montants qui ne correspondent pas au marché et de faire une recommandation pour étudier immédiatement de près les détails d'un compte douteux.


Les coûts peuvent souvent varier considérablement en fonction de leur nature et de la région. Par exemple, au cours d'un hiver typique, les provinces de l'Atlantique peuvent recevoir des mètres de neige alors que certaines parties de la Colombie-Britannique n'en reçoivent que quelques centimètres. De plus, dans les zones métropolitaines, l’espace est souvent limité, ce qui empêche de déplacer la neige accumulée jusqu'au bout d'un stationnement, comme dans les banlieues de grand centre ou zones rurales, et les gestionnaires immobiliers ont l'obligation de sortir la neige du site par camion. Tous ces facteurs ont un impact direct sur le taux total par pied carré de vos coûts d'aires communes. Une bonne connaissance du marché aide un auditeur à identifier ces irrégularités. La même notion s'applique à de nombreux autres centres de coûts, comme les réparations de stationnement, les assurances et les frais administratifs.



La taxe de vente harmonisée (TVH) doit-elle être incluse? Quels coûts peuvent être amortis?


En examinant les factures incluses dans votre réconciliation de fin d'année, exceptionnellement, certains centres de coûts peuvent inclure le montant de la TVH pour les taxes qui sont irrécupérables par le propriétaire auprès du gouvernement. Si vous voyez des factures qui incluent des taxes ou le montant de la TVH, assurez-vous d'enlever la partie des taxes du calcul. La plupart du temps, elles ne sont pas autorisées, car elles représentent une double imputation de la même charge à la fin de l'examen de la facture.


Pour les charges d'amortissement, l'application peut être un terrain glissant car de nombreuses règles s'appliquent à ce concept. Une fois de plus, cela dépend de ce que stipule votre bail et de ce qui a été convenu entre les parties. Il est essentiel que le libellé de votre bail soit examiné et discuté par votre avocat et contrôleur de confiance avant de signer votre bail, car l'impact des coûts peut devenir exponentiel. La plupart du temps, l’amortissement est prévu pour des charges importantes qui représentent un investissement en capital. Mais ce point peut aussi donner lieu à un débat. Les investissements en capital ne sont-ils pas censés être la responsabilité du propriétaire pour protéger et faire fructifier son investissement?


Comme l'a déjà écrit un juge de la province de Québec dans son jugement, un bail commercial n'est pas censé être un un buffet à volonté pour un propriétaire. (traduction libre) Afin de vous assurer que les bons montants vous sont facturés, la meilleure solution est de faire appel à l'expertise d'un vérificateur de baux qui travaillera dans votre intérêt.


Partner Smarter grâce à l’expertise de l’équipe d’administration des baux de Landmark.